一、总则
为加强学校各学院与校友之间的联系，增进校友与母校的感情，凝聚校友力量，促进学院发展，结合学校《关于加强学院校友工作的指导意见》，特制定本工作联系制度。
二、校友界定
本制度所指校友为在本学院学习、工作过的各类毕业生、结业生、进修生以及曾在学院任教、任职的人员等。
三、组织架构及职责
1. 成立学院校友工作办公室
由学院党政一把手担任校友工作办公室主任，明确一名党政副职任常务副主任，负责学院校友具体工作，确保校友工作有人管、有人做。统筹规划学院校友工作，年初有计划，年终有总结，定期召开工作会议，及时汇总校友信息，讨论校友工作开展方式方法，指导和协调各项校友联系活动的开展。及时向学校校友会秘书处报送各类有关校友信息，包括校友基本信息、学院校友工作办公室组织机构变更情况、地方学院校友分会建设情况、年（班）级联络员、校友回母校讲学作报告情况、校友秩年返校聚会相关信息、走访校友情况、与校友合作情况、校友捐赠情况、教育教学科研成果的最新信息等。
2. 校友工作联络专员
在学院校友工作办公室领导下，根据需要设置若干校友工作联络专员，具体负责与校友的日常联系沟通工作，包括校友信息的收集、整理与更新，校友活动的组织筹备等。
四、校友信息管理
1. 建立校友信息数据库
全面收集校友的基本信息（如姓名、毕业年份、专业、联系方式等）、工作经历、发展成就等资料，建立完善的校友信息数据库，并安排专人负责维护与更新，每学期对收集到的校友信息进行整理。对校友的职业发展、联系方式变化等信息及时更新，确保信息的准确和及时。
2.信息保密与安全管理
在校友信息收集与整理的过程中，信息保密与安全管理至关重要。校友的个人信息，包括但不限于姓名、联系方式、工作单位等，均属于敏感数据，需得到严格保护。为确保信息保密，应建立并执行严格的数据访问权限控制，仅允许授权人员查阅和使用校友信息。同时，采用加密技术对存储的校友信息进行保护，防止数据泄露。
在安全管理方面，需定期对信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复潜在的安全隐患。此外，还要对相关人员进行信息安全培训，提高他们的安全意识，确保在日常工作中严格遵守信息安全规定。
3. 定期沟通与个性化沟通结合
每年至少组织一次全院性的校友工作座谈会，可在每年年终工作总结时进行。每学期至少开展一次校友线上或线下交流会。
对杰出校友、重要捐赠校友等保持密切联系，由专人负责对接。在校友生日、工作取得重大成就等时刻发送祝福和贺信等。
五、校友联系渠道
1. 利用学校官方网站和校友服务平台，发布信息收集通知，鼓励校友主动填写个人信息及联系方式，这是最直接且有效的方式之一。
2. 通过微信公众号、微博等社交媒体平台建立学院校友群组，利用校友间的社交关系网，扩大信息收集的覆盖面。发布校友关注的各类信息，搭建校友线上交流互动的平台，鼓励校友积极参与评论和分享。
3. 通过电子邮件、短信、电话回访等方式定期向校友发送学院发展动态、校友活动通知等相关信息，保持与校友的常态化沟通。
4. 定期举办校友活动，如返校日、行业交流会等，现场收集校友信息，增强校友与学校的联系。
六、校友活动
1. 定期开展校友活动
每年至少组织两次校友活动，可以邀请校友回到母校，重游校园，以举办专题讲座、座谈会、校友企业进校招聘等形式；也可到校友企业参观或到校友工作地作经验交流等，通过与校友的面对面交流，不断增强与校友之间的粘合度。
2. 结合学院重大发展节点（如校庆、学科评估取得优异成绩、学院承办重大活动等），组织开展相应的校友庆祝活动，增强校友的归属感和荣誉感。
3. 根据校友分布情况和行业特点，在各地举办校友分会活动，促进校友之间的横向交流与合作。
七、校友参与学院发展
1. 校友捐赠
积极鼓励校友以各种形式为学院发展进行捐赠，包括资金捐赠、实物捐赠、设立奖学金或助学金等，用于改善学院办学条件、支持学科建设、资助学生成长等。
2. 智力支持
邀请校友回学院担任兼职教授、讲座嘉宾等，分享他们的工作经验和行业见解，为学院师生带来前沿的知识和理念，助力学院人才培养和学科发展。
3. 就业推荐
借助校友在各行业的影响力和人脉资源，为学院毕业生提供就业推荐和实习机会，拓宽毕业生就业渠道。
八、考核与奖励
1. 每年对校友工作办公室及联络专员的工作进行定期考核，考核内容包括校友信息更新情况、校友活动组织成效、校友满意度等方面。
2. 对在学院校友工作中表现突出的个人（包括校友工作办公室成员、联络专员、积极参与校友工作的教师和工作人员等）给予适当的奖励，奖励形式可以是荣誉证书、物质奖励等。
九、附则
本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由学校校友会秘书处负责解释和修订。
二○二四年十二月