为认真贯彻执行国家有关档案工作的政策法规，收集整理和保管好校友会档案，维护档案的完整，实现档案管理的规范化、制度化，结合我校实际，特制定本办法。
第一条 归档范围
（一）凡反映校友会本身及其业务活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围;
（二）校友会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件材料；业务主管单位和管理机关的批复、批示、复函等相关文件材料；
（三）校友会制定的规章制度、秘书处制定内部管理规定及所发文件；
（四）校友会的相关文件材料（会议记录、会议纪要、
决议决定等）；校友会召开、主办或参加的其他重要会议的相关文件材料（包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等）；
（五）接受捐赠、基金项目实施管理方面的重要文件材料（含合同、清单、联系函件等）；校友会业务活动中所形成的其他重要文件材料；
（六）校友会财务活动的有关记录、报告和履行财务手续的相关文件材料；
（七）校友会有效证照、证件、印章等；
（八）校友会办公电脑中与基金会有关的电子版资料、文件等;
（九）校友会获得的社会荣誉资料;
（十）其它有必要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对校友会工作产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
第二条 立卷归档要求
（一）校友会档案管理由校友会秘书处、各学院校友工作办公室牵头负责，应设专人及时做好档案的归档及分类保管；
（二）归档案卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到：
1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
2.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；
3.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
4.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；
5.按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写，没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目；
6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
第三条 档案保管期限
（一）文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上；
（二）确定档案保管期限的原则：
1.凡反映校友会主要职能活动和基本历史面貌的，对校友会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管；
2.凡反映校友会一般活动，在较长期时间内对校友会工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；
3.凡在较短时间内对校友会工作有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第四条 档案保密级别
（一）档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，校友会秘书长核定密级；
（二）有密级档案的查阅、复制，需经秘书长批准；有密级档案在档案室翻阅，不带离档案室；
（三）对已到保密期限的档案由秘书长鉴定解密，已解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
第五条 档案的借阅
（一）因工作需要借阅校友会档案，需到校友会秘书处填写档案调阅登记后，方可借阅；
（二）借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；
（三）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经秘书长批准；
（四）借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天；
（五）借阅人对档案要妥善保管，不得遗失；
（六）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，确因工作需要的，应办理批准手续。
第六条 电脑档案的管理
办公室人员使用的电脑必须在指定区域存放校友会相关的文件、资料，在指定区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
第七条 档案的鉴定与销毁
（一）校友会秘书处定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁；
（二）档案鉴定工作由秘书长牵头、各部门负责人参加组成的档案鉴定小组进行，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见；
（三）档案材料鉴定小组审定可以销毁的档案材料，经分管领导批准后，方可销毁；
（四）销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
第八条 附则
（一）本制度由校友会秘书处负责解释。
（二）本制度自发布之日起生效。
2023年5月1日印发